Informacja zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO)
W wykonaniu art. 13 (dla danych zebranych od osoby, której dane dotyczą) oraz art. 14 (dla danych niezebranych od osoby, której dane dotyczą) Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) przekazuje się zainteresowanym (dalej również jako „użytkownicy”) – osobom, których dane są przetwarzane przez spółkę Conference Service s.r.l. (również za pośrednictwem spółek z nią powiązanych) – następujące informacje:
1) Administrator danych:
Conference Service s.r.l., spółka z siedzibą prawną w Imola (BO), Via Lasie 10/L, kod pocztowy 40026 – dalej zwana wyłącznie „Conference”, nr VAT 03134010374, Administrator Danych Osobowych zgodnie z Rozporządzeniem UE 2016/679 – dalej „RODO” – reprezentowana przez swojego aktualnego przedstawiciela prawnego, e-mail: [email protected].
- realizacja obowiązków związanych z wykonaniem umowy i/lub świadczeniem usług;
- realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.
A) Bez Państwa zgody:
- W celu zawarcia ewentualnych umów sprzedaży produktów Administratora;
- W celu realizacji obowiązków przedumownych, umownych oraz podatkowych wynikających z istniejących relacji z Państwem;
- W celu realizacji obowiązków przewidzianych przez prawo, regulacje, przepisy wspólnotowe lub decyzje organów administracji (np. w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy);
- W celu dochodzenia praw Administratora, takich jak przykładowo „prawo do obrony przed sądem”.
w następujących celach marketingowych, a w szczególności:
- W celu wysyłania wiadomości e-mail, poczty tradycyjnej, komunikatów internetowych i/lub SMS oraz wykonywania kontaktów telefonicznych z Włoch lub z zagranicy, newsletterów, komunikatów handlowych i/lub materiałów reklamowych, a także przeprowadzania badań satysfakcji dotyczących jakości usług i/lub produktów oferowanych przez Administratora;
- W celu prowadzenia działań profilujących mających na celu zrozumienie Państwa potencjalnych potrzeb w odniesieniu do nowych usług na podstawie wyrażonych preferencji;
- Przekazywania Państwa danych spółkom należącym do Grupy, podmiotom trzecim takim jak organizatorzy targów lub partnerzy zaangażowani w organizację poszczególnych wydarzeń targowych, również mającym siedzibę poza Europą, w celu umożliwienia im prowadzenia własnych działań marketingowych dotyczących ich produktów i usług.
3) Odbiorcy danych:
Państwa dane mogą być udostępniane w celach wskazanych w punktach 2.A) i 2.B):
- pracownikom i współpracownikom Administratora, jako osobom upoważnionym do przetwarzania danych i/lub administratorom systemów;
- podmiotom trzecim lub innym osobom (np. instytucjom kredytowym, kancelariom profesjonalnym, konsultantom, firmom ubezpieczeniowym świadczącym usługi ubezpieczeniowe itp.), które wykonują czynności outsourcingowe (w tym podmiotom, którym Conference Service jest zobowiązana przekazywać dane osobowe na podstawie obowiązków prawnych lub umownych).
4) Przekazywanie danych
Ewentualnie przetwarzane dane osobowe są przechowywane w archiwach informatycznych Administratora lub w pomieszczeniach przez niego kontrolowanych, a także u innych odbiorców (wskazanych w punkcie 3), jednak zawsze na terenie Unii Europejskiej. Administrator zastrzega sobie jednak możliwość przeniesienia archiwów informatycznych (serwerów) poza UE, jeśli okaże się to konieczne. W takim przypadku Administrator zapewnia już teraz, że transfer danych poza UE będzie odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, po zawarciu standardowych klauzul umownych przewidzianych przez Komisję Europejską.
5) Charakter podania danych i konsekwencje odmowy ich podania
Podanie danych do celów wskazanych w punkcie 2.A) jest obowiązkowe. W przypadku ich niepodania nie będziemy mogli zagwarantować usług opisanych w punkcie 2.A).
Podanie danych do celów wskazanych w punkcie 2.B) jest natomiast dobrowolne. Mogą więc Państwo zdecydować o niepodaniu danych lub późniejszym wycofaniu zgody na przetwarzanie już przekazanych danych: w takim przypadku nie będą Państwo otrzymywać newsletterów, komunikatów handlowych, promocji ani innych materiałów reklamowych dotyczących produktów oferowanych przez Administratora.
Nadal jednak będą Państwo mieli prawo do korzystania z usług, o których mowa w punkcie 2.A).
6) Dane przekazane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą
Dobrowolne, wyraźne i świadome przesyłanie danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą (np. wysyłanie wiadomości e-mail i CV, zapytań o udział w targach lub rezerwację hotelową) powoduje pozyskanie – zgodnie z obowiązującymi przepisami – danych kontaktowych nadawcy niezbędnych do ewentualnego kontaktu oraz poinformowania go o przewidzianych formach pozyskiwania danych osobowych, obejmujących informacje o przetwarzaniu danych i w razie potrzeby prośbę o wyrażenie zgody.
7) Sposób przetwarzania danych
Przekazane dane są przetwarzane głównie przy użyciu narzędzi zautomatyzowanych oraz innych środków wyłącznie do wskazanych celów i przez czas niezbędny do ich realizacji. Stosowane są odpowiednie środki bezpieczeństwa mające na celu zapobieganie, przeciwdziałanie i minimalizowanie ryzyka zniszczenia lub utraty danych, także przypadkowej, nieuprawnionego dostępu lub przetwarzania niezgodnego z celami zbierania danych.
8) Prawa osoby, której dane dotyczą
Jako użytkownik, a więc osoba, której dane dotyczą, posiadają Państwo następujące prawa (art. 15–22 RODO):
1. uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe Państwa dotyczące, nawet jeśli nie zostały jeszcze zarejestrowane, oraz otrzymania ich w zrozumiałej formie;
2. uzyskania informacji dotyczących: a) pochodzenia danych osobowych; b) celów i sposobów przetwarzania; c) logiki stosowanej w przypadku przetwarzania przy użyciu narzędzi elektronicznych; d) danych identyfikacyjnych administratora i podmiotów przetwarzających; e) podmiotów lub kategorii podmiotów, którym dane osobowe mogą być przekazywane lub które mogą uzyskać do nich dostęp jako podmioty przetwarzające lub osoby upoważnione;
3. uzyskania: a) aktualizacji, sprostowania lub – jeśli istnieje interes – uzupełnienia danych; b) usunięcia, anonimizacji lub zablokowania danych przetwarzanych niezgodnie z prawem, w tym danych, których przechowywanie nie jest konieczne w związku z celami, dla których zostały zebrane lub później przetwarzane; c) potwierdzenia, że czynności wskazane w punktach a) i b) zostały przekazane do wiadomości podmiotom, którym dane zostały ujawnione lub rozpowszechnione, chyba że okaże się to niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernych środków względem chronionego prawa;
4. wniesienia sprzeciwu, w całości lub części: a) z uzasadnionych przyczyn wobec przetwarzania danych osobowych, nawet jeśli są one związane z celem ich zbierania; b) wobec przetwarzania danych osobowych do celów wysyłki materiałów reklamowych lub sprzedaży bezpośredniej, prowadzenia badań rynku lub komunikacji handlowej, zarówno przy użyciu zautomatyzowanych systemów kontaktu bez udziału operatora poprzez e-mail, jak i tradycyjnych metod marketingowych, takich jak telefon lub poczta tradycyjna. Informujemy, że prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego realizowanego za pomocą metod zautomatyzowanych obejmuje również metody tradycyjne, a osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z prawa sprzeciwu także częściowo. Oznacza to, że może zdecydować o otrzymywaniu wyłącznie komunikacji tradycyjnej, wyłącznie komunikacji automatycznej albo żadnej z tych form.
Jeśli mają zastosowanie, przysługują Państwu również prawa do sprostowania danych, usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
9) Sposób wykonywania praw
W każdej chwili mogą Państwo skorzystać ze swoich praw, wysyłając:
- list polecony za potwierdzeniem odbioru do Administratora danych (zob. punkt 1);
- wiadomość e-mail na adres [email protected].